Nel 1994 fu acquistata la piattaforma Lotus Notes/Domino come strumento per la gestione della posta elettronica. Nonostante le potenzialità intrinseche di questo strumento, inizialmente l’uso di questa tecnologia fu abbastanza ridotto e limitato alla sola posta elettronica. Gli accessi alla posta elettronica non erano personali, ma erano stati creati solo degli utenti generici associati alle varie unità organizzative.
Qualche tempo dopo, con il progredire dell’attività descritta nella scheda di progetto 14“Automazione dell’operatività di elaborazione batch della Banca di Ospedaletto”, si liberarono risorse e parte del tempo disponibile fu investito per capire come sfruttare al meglio il sistema Lotus Notes.
Il primo passo fu quello di censire ogni dipendente della banca come utente singolo del sistema e vennero creati nelle rubrica i gruppi che aggregavano gli utenti in base alle unità organizzative di appartenenza ed in base alle funzioni svolte.
Lotus notes è una potente piattaforma di groupware con la quale l’automazione della comunicazione e dei processi aziendali fece grossi passi in avanti.
Vennero create diverse applicazioni per gestire in modo elettronico le pratiche di diversi processi. Grazie al censimento della struttura aziendale nella rubrica del sistema, le pratiche elettroniche potevano essere fatte viaggiare in modo automatico all’interno degli uffici.
Le potenzialità del sistema furono estese grazie al modulo Extrafax che permetteva di gestire in un unico punto i messaggi di posta elettronica ed i telefax che quindi potevano essere gestiti nel flusso elettronico delle pratiche.
In generale tutte le pratiche avevano più o meno le seguenti fasi:
- Richiesta
- Stampa del modulo di richiesta per raccogliere la firma del cliente
- Uno o più livelli di autorizzazione
- Lavorazione
- Contabilizzazione
Le applicazioni per la gestione delle pratiche elettroniche erano programmate per raccogliere all’atto della richiesta tutte le informazioni necessarie, passare la pratica agli autorizzatori e successivamente a chi aveva il compito di eseguire la lavorazione della pratica e, se necessario, all’ufficio Contabilità Generale per la registrazione contabile.
Le applicazioni gestivano lo stato della pratica ed ad ogni stazione lo stato veniva modificato rendendo la pratica visibile alla stazione successiva, i cui addetti venivano avvisati dell’esistenza di una nuova pratica tramite un messaggio di posta elettronica spedito automaticamente.
Elenchiamo ora brevemente alcune di queste applicazioni:
Menù archivi Notes
Questa applicazione era il portale di accesso a tutte le applicazioni sviluppante in ambiente IBM Lotus Domino Application Server. Il menu si configurava automaticamente in base alle autorizzazioni possedute dall’utente
Per accedere all’applicazione bisognava aprire l’albero delle voci nel navigatore di sinistra fino a raggiungere il punto desiderato. A questo punto, nella parte destra del portale apparivano i collegamenti per inserire una nuova richiesta, per accedere all’archivio delle richieste precedenti, il tutto insieme ad una brevissima descrizione della funzione
Il menù era diviso in 5 sezioni principali: Archivi, Circolari, In progettazione, Richieste e Rubriche; queste sezioni erano a loro volta divise in sottosezioni tematiche.
Nella figura che segue è possibile vedere il menù esploso in tutte le voci da cui era composto
Segue ora una descrizione sintetica delle applicazioni sviluppate in ambiente IBM Lotus Domino Application Server. Una descrizione più completa è stata inserita nell’appendice 3 “Applicazioni Lotus Domino della Banca di Ospedaletto”
Gestione documenti
Questa applicazione era pensata per risolvere un problema comune nelle organizzazioni, quello dell’uniformità della modulistica utilizzata per le comunicazioni con la clientela, i fornitori e con le altre controparti del sistema interbancario. Con l’avvento dei PC e dei programmi di word processing ogni unità organizzativa, se non ogni dipendente, si era creato un proprio set di modelli per spedire comunicazioni di vario tipo. I dati erano solitamente salvati inizialmente sui PC e poi sui dischi condivisi dei server di rete, ma la loro organizzazione ed ordinamento era lasciata alle singole persone. Questo modo di operare, pur essendo un notevole passo avanti rispetto all’uso della macchina da scrivere portava con sé tre problemi principali:
- Invio di comunicazioni aziendali non uniformi, a volte anche formalmente scorrette
- Per cercare di uniformare i posti lavoro c’era la necessità di dotarsi di molte costose licenze del software Microsoft Word per metterle a disposizione anche di persone che non avevano bisogno di un software di videoscrittura evoluto
- Difficoltà da parte degli altri componenti dell’organizzazione di ricercare e recuperare dall’archivio i documenti scritti
Tutti questi problemi sono stati risolti mediante l’applicazione “Gestione documenti”. Sfruttando il word processor integrato all’interno di Lotus Notes, e la possibilità di creare documenti partendo da “Form” pre impostati, fu possibile gestire i primi due.
I documenti venivano tutti memorizzati all’interno del database dell’applicazione, sul server Lotus Domino, ed essendo i “Form” stati predisposti per inserire anche una serie di informazioni per la classificazione dei documenti, era possibile effettuare ricerche secondo diversi criteri quali ad esempio per mittente, per destinatario, per tipo comunicazione, per data, ecc. ecc.
Grazie alle funzioni di sicurezza intrinseche della piattaforma IBM Lotus Notes/Domino, i documenti erano visibili solo alle persone autorizzate.
I documenti generati, oltre che stampati e spediti per posta ordinaria, potevano essere inviati come e-mail o come FAX direttamente dall’applicazione.
Mail-in database Visure
In Lotus Notes un mail-in database, è una particolare applicazione in grado di ricevere posta come una normale casella di posta elettronica.
Tramite un mail-in database venne parzialmente automatizzato lo scambio di comunicazioni con lo studio del visurista delle pratiche catastali.
Questa applicazione funzionava integrata insieme ad altre due applicazioni: CRBCC ed E.I.
Gli addetti fidi ricercavano al’interno di CRBCC l’esistenza di una visura precedentemente richiesta sui beni posseduti da un cliente. Nel caso che la visura non fosse disponibile o non fosse sufficientemente aggiornata, tramite l’applicazione domino veniva inoltrata la richiesta al visurista che inoltrava la risposta allo stesso mail-in database.
Un operatore si preoccupava di estrarre gli allegati dal messaggio di posta e di caricarli su CRBCC, con una funzione di importazione automatizzata.
Sempre verso il mail-in database il visurista inoltrava un flusso mensile contenente tutte le nuove iscrizioni in conservatoria. Questo flusso veniva dato in pasto ad un Emulatore di Impiegato che verificava se tra le nuove iscrizioni ce ne erano alcune a carico di clienti della banca e di conseguenza provvedeva ad avvisare tramite il sistema Lotus Notes i responsabili delle filiali i cui clienti avevano effettuato le nuove iscrizioni in tesoreria.
Registro reclami
Applicazione per la tenuta del registro dei reclami presentati dalla clientela. Con questa applicazione il registro reclami poteva essere utilizzato e consultato da ogni utente e posto lavoro abilitato.
Permessi e Ferie
Modulo di richiesta per i permessi e le ferie dei dipendenti. All’inserimento della richiesta la procedura inviava al diretto responsabile del richiedente un avviso tramite un messaggio di posta elettronica contenente un collegamento alla richiesta. Aprendo la richiesta il responsabile aveva la facoltà di respingerla o di approvarla e quindi rendere la richiesta visibile agli addetti dell’ufficio personale per la sua registrazione sul programma di amministrazione del personale.
Richiesta indennità
Gli impiegati di banca hanno diritto alla corresponsione di diverse indennità a seconda delle mansioni svolte, come ad esempio il trasporto di valori.
Questa applicazione permetteva di inoltrare le richieste di indennità all’ufficio personale, secondo un ciclo di autorizzazione pre impostato.
Note spese e rimborsi chilometrici
Applicazione per inoltrare all’ufficio personale, secondo un ciclo di autorizzazione pre impostato, le richieste di rimborso per le spese sostenute durante le trasferte e le missioni fatte per conto dell’azienda
Segnalazione ore di lavoro straordinario
Applicazione per inoltrare all’ufficio personale secondo un ciclo di autorizzazione pre impostato, le richieste di pagamento per le ore di lavoro straordinario
Richieste di assistenza e domande
Applicazione per gestire le richieste di assistenza o di altro genere (ad esempio per richiedere o suggerire lo sviluppo di nuove applicazioni) verso il servizio “Sistemi e Servizi Informatici”
Richiesta modulistica e cancelleria
Modulo per inoltrare all’ufficio economato le richieste per la cancelleria e modulistica varia necessaria al proprio ufficio. L’elenco degli articoli che potevano essere richiesti era dipendente dalla Filiale e dalla categoria selezionata in modo da presentare al richiedente solo gli articoli a lui utili.
Catalogo prodotti
Applicazione per gestire i fogli informativi analitici delle condizioni per operazioni e servizi in base alla legge n° 154 del 17.02.1992
Richieste rettifiche competenze e spese
Applicazione per gestire le richieste avanzate dai clienti per la rettifica di competenze e spese addebitate a loro carico. L’applicazione instradava le richieste secondo cicli autorizzativi diversi in base all’importo per cui veniva richiesta la rettifica, attivando gli organi decisionali appropriati. I dati raccolti erano anche utili ai fini del controllo di gestione delle filiali.
Richiesta Blocco/Sblocco carte bancomat
Gestione delle richieste per il blocco e lo sblocco delle carte bancomat.
Richiesta per carta di credito Visa Travel Money
Richieste per prodotto di Home Banking “OPPIO”
Richieste Home Banking Simply Bank
Richieste Trading On Line
Richieste POS
Adesioni Servizio Tesoro Mio Plus / Z.I.P.
Richieste Servizi SEK
Queste applicazioni gestivano le richieste per l’attivazione dei servizi indicati. Oltre a gestire la raccolta dei dati necessari per l’apertura del servizio, il ciclo autorizzativo ed il workflow di processo, permettevano di stampare il contratto da far sottoscrivere al cliente.
Moduli di richieste vari
Questa applicazione era stata pensata per contenere vari moduli per richieste estemporanee che di volta in volta si rendevano necessari, che non richiedevano complessi cicli autorizzativi ed erano basati su flussi di processo semplici.
Richieste incentivi Fondi Comuni Zeta
La banca, dopo aver stretto un accordo con la società di gestione del risparmio Zeta del gruppo Zurigo per il collocamento presso la propria clientela di fondi comuni, decise di attivare un sistema incentivante per premiare i dipendenti che riuscivano a vendere il maggior numero di questi fondi comuni. L’applicazione fu scritta per supportare la gestione di questo sistema incentivante.
Accensione assicurazioni Zurigo
Applicazione per gestire la vendita di prodotti assicurativi della compagnia Zurigo Assicurazioni tramite l’agenzia locale.
L’applicazione Lotus Notes si preoccupava di raccogliere i dati della richiesta, di stampare il modulo di richiesta per raccogliere la firma del cliente, di gestire il ciclo di autorizzazione, lavorazione e contabilizzazione e di inviare automaticamente un telefax contenente i dati della richiesta all’agenzia locale della compagnia assicurativa.
Modulistica per richieste verso Zurigo Assicurazioni
Applicazione per gestire tramite messaggi strutturati la comunicazione con l’agenzia locale della compagnia di assicurazioni Zurigo
