L’inizio della comunicazione online e web-collaboration tra le BCC

Creazione di comunità virtuali per la gestione di gruppi di discussione tematici e asincroni

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2006 e 2007

Sintesi del progetto

Favorire la comunicazione e lo scambio di idee e conoscenze fra le persone dell’organizzazione utilizzando lo strumento dei forum internet

Riconoscimenti

La Federazione delle Banche di Credito Cooperativo dell’Emilia Romagna è una organizzazione che associa 24 banche sparse sul territorio regionale, a loro volta distribuite all’interno delle provincie e comuni dove sono dislocate le filiali. Per la Federazione la capacità di favorire la comunicazione e lo scambio di idee e conoscenze fra le persone è uno dei fattori chiave di successo e in una organizzazione come questa, molto distribuita sul territorio, gli strumenti di comunicazione telematici offrono un grande aiuto.

Tra questi, insieme ai siti internet e alla posta elettronica, abbiamo i Forum (detti anche board, message board, bulletin board, gruppi di discussione, bacheche), luoghi d’incontro virtuali e asincroni, che permettono di sviluppare temi ed argomenti di interesse comune a più persone che si trovano distanti tra loro, sia nello spazio che nel tempo.
Mentre i siti internet, almeno nella loro versione classica (chiamata ora web 1.0), consentono una interazione limitata e la posta elettronica non permette di organizzare automaticamente tutti i messaggi riferiti ad un certo argomento, uno strumento come i forum consente di superare questi problemi.
All’interno dei forum i contributi sono organizzati in modo gerarchico per tema ed argomento e questo facilità lo sviluppo della discussione.

Una breve descrizione di un internet forum è disponibile su Wikipedia all’indirizzo http://en.wikipedia.org/wiki/Internet_forum; quella che segue ne è un estratto liberamente tradotto:
“…
Un forum su Internet è una applicazione web per lo svolgimento di discussioni e l’invio di contenuti generati dagli utenti. Gli Internet forum sono anche comunemente denominati Web forums, message boards, discussion boards, (electronic) discussion groups, discussion forums, bulletin boards, fora (il plurale latino) o semplicemente forum. I termini “Forum” e “Board” possono fare riferimento a tutta la comunità o ad uno specifico sub-forum che tratta di un argomento specifico. Messaggi all’interno di questi sotto-forum vengono quindi visualizzati sia in ordine cronologico o come discussioni con messaggio nidificati.
I forum svolgono una funzione simile a quella degli Usenet newsgroups e il dial-up BBS che erano numerosi negli anni 1980 e 1990. I primi forum web-based risalgono al 1996. Un senso di comunità virtuale spesso si sviluppa intorno forum che hanno utenti regolari. Tecnologia, giochi e/o video games, sport, moda, la religione e la politica sono aree tematiche popolari nei forum, ma ci sono forum per un gran numero di argomenti. All’interno dei forum sono ampiamente utilizzati i linguaggi gergali e l’uso di “Image macro”, immagini divertenti con testo sovraimpresso per simbolizzare gli utenti. Un esempio tipico è visibile in comprog.freeeforums.org.

Registrazione e anonimato
I Forum anonimi possono offrire completo anonimato o l’utilizzo di pseudonimi, permettendo l’invio di messaggi senza registrazione. Captchas (testi distorti da ridigitare es. , autenticazione tramite e-mail, e tripcodes sono spesso utilizzati per prevenire lo spam di commenti su tali forum.

I membri registrati di un forum, che sono identificati da nomi utente univoci, possono avere ulteriori privilegi, come la possibilità di modificare i loro post precedenti, avviare nuovi argomenti, e controllare le proprie impostazioni individuali e profili. I profili tendono a includere avatars grafici e blocchi firma che vengono aggiunti in automatico ai post successivi. I membri hanno anche la possibilità di inviarsi tra loro messaggi personali. In taluni casi, ai membri viene data la possibilità di chiudere i loro argomenti, modificare i commenti inviati (postati) in precedenza, o eliminare commenti in argomenti da loro avviati.
I Forum di stile occidentale sono soliti porre un forte accento sulla identità e la registrazione degli utenti. Questo rende il tono della discussione molto diversa da quella del più anonimo Forum stile 2 canali. Gli oneri di status e di identità incoraggiano discussioni formali e relazioni personali più strette, a seconda del tono dato al forum dal suo moderatore. La permanenza di molti messaggi sul forum in stile occidentale è in grado di incoraggiare gli utenti ad una auto moderazione.

Amministratori e moderatori
Un amministratore di forum di solito ha la capacità di modificare, cancellare, spostare o modificare qualsiasi altro elemento sul forum. Di solito gli amministratori hanno anche la possibilità di chiudere il forum, modificare le impostazioni principali del software, cambiare l’aspetto grafico, modificare le regole, espellere, eliminare o creare membri. I moderatori hanno un sottoinsieme di questi poteri, che possono includere la modifica, cancellazione, e lo spostamento dei messaggi, avvisare i membri in caso di comportamenti scorretti e cambiare alcuni dettagli minori del forum. Spesso è possibile per i privilegi di moderatore essere delegato da altri membri del forum.

Confronto con altre applicazioni Web
Una differenza significativa tra forum e mailing list elettronica è che le mailing list invia automaticamente i nuovi messaggi per il sottoscrittore, mentre i forum richiedono ai membri di visitare il sito web e controllare la presenza di nuovi messaggi. Poiché i membri possono perdere risposte alle discussioni a cui sono interessati, molti forum moderni offrono il servizio di notifica per posta elettronica per i messaggi inseriti nelle discussioni di loro interesse, ed il servizio di web feed che consente ai membri di vedere la sintesi dei nuovi messaggi utilizzando un software aggregatore. La principale differenza tra newsgroup e forum, che per partecipare a newsgroup è necessario un software aggiuntivo, un newsreader. La visita e la partecipazione a forum di norma non richiede software aggiuntivo al di là del browser web.
Wikis: a differenza dei forum convenzionali, tipicamente consente a tutti gli utenti di modificare tutti i contenuti, inclusi i messaggi scritti da altri; sulla maggior parte dei forum questo livello di manipolazione di contenuti è riservato ai moderatori o amministratori. I Wikis permettono anche la creazione di altro contenuto al di fuori delle “talk pages”, pagine di discussione. D’altro canto, weblogs e generici sistemi di gestione dei contenuti tendono ad essere bloccati fino al punto in cui solo pochi utenti possono inserire nuovi argomenti, anche se consentono a molti altri utenti di inserire commenti agli argomenti trattati.
I Forum differiscono da chat e instant messaging in quanto i partecipanti non devono necessariamente essere in linea contemporaneamente per ricevere o inviare messaggi. I messaggi postati in un forum o Usenet sono a disposizione del pubblico per un certo tempo, cosa che non è comune nelle chat.
…”

Il primo forum realizzato per la Federazione BCC Emilia Romagna è stato dedicato al servizio di “Assistenza Tecnica”. Tramite questo forum gli esperti di temi legali e di normativa bancaria della Federazione e delle principali banche associate si scambiano opinioni, documenti e altro materiale utile per aiutare le BCC della regione nel recepimento nei propri ordinamenti e procedure delle normative che regolamentano il settore.

Il secondo forum è stato predisposto per la Conferenza dei Direttori delle BCC dell’Emilia Romagna.
Il Forum della Conferenza dei Direttori è un punto d’incontro in cui i Direttori delle BCC dell’Emilia Romagna possono scambiarsi idee ed opinioni su temi che sono stati trattati o che si desidera trattare all’interno della Conferenza dei Direttori.

Con queste note si vogliono descrivere in modo sintetico le principali funzioni e caratteristiche dello strumento.

Come funziona il Forum della Conferenza dei Direttori

Il Forum è stato creato utilizzando l’applicazione “Team Room” fornita dalla piattaforma IBM Lotus Domino che mette a disposizione di un gruppo di persone che collaborano ad un progetto diverse funzioni per comunicare e condividere le proprie idee. Senza complicarci troppo la vita, vediamo quali sono le funzioni principali, utilizzando le quali è possibile fin da subito trarre vantaggio dallo strumento.

Il punto di partenza del processo è dato dal bisogno di uno dei componenti del gruppo, nel nostro caso i Direttori delle BCC dell’Emilia Romagna, di iniziare una “Discussione” attorno ad un tema di proprio interesse. Nel senso inteso all’interno del Forum, una discussione non deve essere per forza qualcosa attorno alla quale si deve aprire un dibattito ma può anche essere un documento che contiene informazioni che si vogliono mettere a disposizione di tutti. Per mantenere un filo conduttore comune ai vari argomenti trattati nel Forum si richiede che gli stessi siano riferiti a temi trattati nei precedenti incontri della Conferenza o che si desidera proporre come un punto all’ordine del giorno di una Conferenza futura.

Per fare questo, il Direttore che vuole prendere questa iniziativa dovrà creare un “Nuovo documento” nel Forum. A questo documento dovrà essere assegnato un titolo (che all’interno dell’applicazione viene chiamato “oggetto”). In questo documento il Direttore andrà ad esporre il tema desiderato. Questo documento funziona anche da contenitore per eventuali allegati a supporto.

Dopo aver salvato il nuovo documento, verrà inviato un messaggio di posta elettronica a tutti gli altri partecipanti al Forum per avvisarli dell’esistenza di un nuovo documento. Chi lo desidera, a questo punto, può leggere quanto è stato scritto e, se vuole, può dare il proprio contributo alla discussione, inserendo una risposta al documentoprincipale o una risposta ad una risposta

Il Forum, nel presentare le varie discussioni aperte, mantiene un collegamento gerarchico, ad albero, fra tutti i documenti principali e le varie risposte, in modo da presentare raggruppati assieme i documenti appartenenti ad una stessa discussione, anche quando questi sono stati inseriti in date diverse. Nell’ordinamento per data infatti guida sempre la data del documento principale. Attenti quindi al triangolo verde a fianco dei titoli, cliccando il quale è possibile aprire o richiudere i rami dell’albero delle risposte.

IMPORTANTE: da quanto detto ne consegue che prima di creare un nuovo documento, ed aprire quindi una nuova discussione, bisognerebbe prima di tutto verificare se fra le discussioni aperte non ne esista già una relativa al tema di cui si vuole scrivere. Nel caso esista già è più corretto inserire una nuova risposta piuttosto che un nuovo documento.

Si può comunque decidere di inserire un nuovo documento, anche quando il tema è già stato aperto, nel caso in cui si voglia ripartire da capo.

Passiamo ora ad informazioni pratiche su come accedere ed utilizzare il Forum della Conferenza dei Direttori delle BCC dell’Emilia Romagna

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Tutti i messaggi di posta inoltrati automaticamente dopo l’inserimento di un nuovo documento contengono al loro interno, oltre ai collegamenti diretti al documento in oggetto, anche due collegamenti che consentono l’accesso al menù generale del Forum, uno per chi vuole accedere con Lotus Notes e uno per chi vuole accedere tramite il browser HTML (per esempio Microsoft Internet Explorer)
Si può accedere al Forum in due modi:

1. Accesso tramite IBM Lotus Notes
Questo tipo di accesso, utilizzabile dalle Banche collegate a Cedecra, risulta particolarmente comodo in quanto, dopo aver aperto IBM Lotus Notes, non sono richiesti ulteriori codici utente e password.

2. Accesso tramite browser HTML (es. Microsoft Internet Explorer)
Questo tipo di accesso è utilizzabile da tutte le banche, anche non collegate direttamente a Cedecra, ed è anche accessibile da Internet, per esempio ci si può collegare anche dal PC di casa. In questo caso è pero necessario utilizzare un codice utente ed una password.

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Una volta aperto, il Forum si presenta con la seguente videata:

Per iniziare ad utilizzare il Forum è possibile aprire i “Documenti del gruppo” facendo clic sul triangolo verde posto a fianco. Si presenterà la seguente videata da cui è possibile accedere ai documenti:

I documenti possono essere consultati e ricercati per diversi ordinamenti. I più utili sono quelli per data, per categoria, per evento chiave e per autore.

Se ad esempio facciamo clic su “Per data”, verrà aperta la vista sui documenti ordinati in ordine cronologico dal più recente al più vecchio.
Da questa vista, come dalle altre, è possibile:

  1. aprire documenti precedentemente creati, facendo doppio clic sul titolo dell’argomento;
  2. creare un nuovo documento, tramite il bottone [Nuovo documento];
  3. aggiungere commenti a documenti creati da se stessi o da altri tramite il bottone [Nuova risposta];
  4. aggiungere commenti ai commenti creati da se stessi o da altri tramite il bottone [Nuova risposta alla risposta];

Per creare un nuovo documento è sufficiente cliccare il bottone [Nuovo Documento] e compilare almeno i campi Oggetto e Contenuto

Il campo Contenuto è un campo a testo libero, come una lettera di Word ma in cui si possono inserire anche uno o più allegati. Come con un normale elaboratore di testi, in questo campo si possono utilizzare le tecniche evolute di formattazione testo, come ad esempio la gestione di grassetti, sottolineature, colori, tabelle, elenchi puntati e numerati, rientri, ecc. ecc.

Per una maggiore completezza di informazione è utile, anche se non obbligatorio, associare il documento ad una Categoria ed ad un Evento associato, scegliendo i valori dalla lista che appare facendo clic sul bottone con la freccia in basso situato di fianco a questi campi.

I documenti creati verranno catalogati come inattivi tre mesi dopo la data di creazione, ma questo automatismo può essere inibito facendo clic sulla casella “mantieni attivo” presente sulla sinistra del documento. E’ anche possibile modificare a piacere la data di inattivazione.

Per ogni documento che verrà inserito, verrà inviato a tutti i partecipanti un messaggio di posta elettronica che informerà relativamente all’autore e all’oggetto del nuovo documento.
A questo punto, se lo si desidera, si può aprire il Forum utilizzando un link creato come descritto in apertura di queste note, oppure è possibile accedere direttamente al documento utilizzando i link presenti all’interno del messaggio di avviso.

Accesso tramite Browser
Come già detto, l’accesso tramite il browser richiede un passaggio in più, dato dalla pagina di richiesta del codice utente e della password

Per il resto, l’aspetto e le funzioni disponibili nella versione web del Forum sono del tutto simili a quelle presenti nella versione Lotus Notes

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I primi forum sono stati realizzati utilizzando la tecnologia IBM Lotus Domino per tre motivi:

  1. La Federazione utilizzava già questa tecnologia per la gestione dei propri server di posta elettronica
  2. Incluso nella piattaforma era già comprese alcune applicazioni per gestire dei forum. Tra queste quella scelta è stata quella denominata “Team Room” che consente di accedere al forum sia utilizzando il client nativo Lotus Notes, sia un normale browser internet con un PC dotato del modulo runtime Java
  3. La piattaforma IBM Lotus Domino / Notes era largamente diffusa tra le Banche associate alla Federazione, il che permetteva a molti utenti dotati del client Lotus Notes di accedere al Forum senza doversi autenticare nuovamente.

Per l’utilizzo di questa piattaforma tecnologica è però necessario che ogni utente che accede al forum in modo non anonimo (funzione non permessa su questi forum) sia dotato di una regolare licenza d’uso, che ha un suo costo. Per questo motivo sono stati valutate anche altre tecnologie come ad esempio “phpBB” con cui è stato realizzato il forum messo a disposizione degli Information System Auditor di tutte le Federazioni regionali delle BCC d’Italia