La centralizzazione dei programmi di rilevazione presenze e gestione risorse umane

Creazione di un sistema informativo per l’amministrazione e la gestione del personale gestito da un centro servizi, ottimizzazione del processo operativo ed integrazione dello stesso con gli altri processi aziendali, outsourcing delle fasi operative del processo

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2004-2007

Sintesi del progetto

Standardizzazione degli strumenti per la gestione del processo di amministrazione del personale mettendo a disposizione di tutte le banche associate un sistema informativo gestito centralmente. Standardizzazione, automazione del processo e sua esternalizzazione per consentire il recupero di risorse. Gli addetti all’amministrazione del personale, liberati da parte del lavoro, possono evolvere per assumere il ruolo di Gestori di Risorse Umane. Grazie ai nuovi strumenti diventa possibile costruire interfacce per la comunicazione e lo scambio di dati da e verso gli altri processi integrati.

Riconoscimenti

Alla base di ogni organizzazione aziendale ci sono le persone che collaborano in modo coordinato per il raggiungimento dei fini che l’azienda si è data. Il rapporto tra l’azienda e i suoi collaboratori è governato da due processi principali: il processo di amministrazione del personale e quello di gestione delle risorse umane.

Il processo di amministrazione del personale si basa sulla normativa del diritto del lavoro, sulla normativa fiscale e sui contratti di lavoro che regolano il rapporto tra l’azienda ed i suoi dipendenti. Molto spesso, vista la complessità della materia e l’alta specializzazione necessaria, le aziende si appoggiano a professionisti esterni quali sono i consulenti del lavoro, in particolar modo per tutte le pratiche relative alla assunzione, alla cessazione del rapporto di lavoro e all’elaborazione degli stipendi; per le Banche di Credito Cooperativo dell’Emilia Romagna il ruolo di consulente del lavoro è svolto dalla Federazione Regionale delle BCC. Alcune fasi del processo devono comunque essere svolte internamente all’azienda; ci si riferisce in particolar modo alla gestione delle presenze e a tutta quella raccolta di dati, come ad esempio la gestione delle note spese, che servono da input alla fase di elaborazione degli stipendi.
Il processo di gestione delle risorse umane attiene invece all’aspetto organizzativo della gestione aziendale. Mentre il processo di amministrazione del personale si muove all’interno dei confini imposti dalla normativa ed è quindi abbastanza simile da azienda ad azienda, il processo di gestione delle risorse umane può invece essere molto variabile e può abbracciare diversi argomenti. Nella figura seguente vediamo un possibile modo per riassumerli.

A supporto della gestione di questi processi la Federazione BCC Emilia Romagna e le banche associate utilizzavano diversi moduli software che però non erano collegati tra loro. Ogni banca gestiva internamente i moduli software, in uno scenario molto eterogeneo.

Con il progetto oggetto di questa scheda si è cercato rendere uniforme l’architettura IT utilizzata dalle banche centralizzando l’erogazione dei servizi software e mettendo a disposizione di tutte le banche tutti i moduli software disponibili

Passiamo ora a descrivere più nel dettaglio il progetto di centralizzazione dei programmi a supporto dei processi di amministrazione del personale e gestione delle risorse umane.

  1. gli obiettivi del progetto
  2. le macro fasi dello sviluppo del progetto
  3. le risorse coinvolte con il relativo ruolo

1. Gli obiettivi del progetto

a) Creazione di un sistema informativo per l’amministrazione e la gestione del personale gestito centralmente per scaricare le banche dalla gestione di problematiche non legate al proprio core business. Con questo progetto le banche:

  • non si dovranno più occupare della gestione sistemistica degli strumenti (software e hardware) e della relazione con il fornitore del software
  • avranno a disposizione strumenti omogenei sia come “quantità” di strumenti, sia come “qualità” di strumenti. La qualità degli strumenti è in parte insita nello strumento stesso ed in gran parte è data dalla capacità del gestore di sfruttarne le potenzialità e per questo gioca un ruolo fondamentale il supporto della Federazione

b) Un altro obiettivo fondamentale è quello di ottimizzare i processi operativi, eliminando il più possibile la manualità, per ridurre i costi di gestione del processo amministrativo del personale.

c) Il terzo obiettivo è quello di integrare questo processo con gli altri processi svolti in banca, come ad esempio:

  • l’organizzazione
  • il controllo di gestione,
  • la gestione delle identità e della sicurezza ed integrazione con il sistema dei controlli
  • le politiche di continuità operativa
  • ecc. ecc.

d) Il quarto obiettivo è l’outsourcing della gestione operativa del personale attraverso il quale si spostano in Federazione tutti gli aspetti operativi/amministrativi del processo per lasciare alle banche la possibilità di specializzarsi e dedicarsi alla gestione degli aspetti qualitativi e di governance dello stesso.

2. Le macro fasi dello sviluppo del progetto

a) centralizzazione dei programmi
b) estensione dell’utilizzo dei programmi di input alla procedura paghe a tutti gli utenti
c) standardizzazione del processo
d) ottimizzazione del processo – sviluppo delle funzionalità dei programmi
e) outsourcing
f) sviluppo professionalità del personale delle banche per la gestione evoluta delle risorse umane

3. le risorse coinvolte con il relativo ruolo

  • Ufficio Paghe della Federazione: governo del processo, outsourcer e supporto alle banche. Raccoglie i bisogni e le richieste delle banche, studia, sviluppa e/o ricerca sul mercato delle soluzioni. Gestisce gli incidenti e la relazione con i fornitori delle soluzioni. Gestisce il budget di spesa.
  • Ufficio Organizzazione della Federazione: supporto all’ufficio paghe nella realizzazione del progetto
  • Centro servizi IT: supporto sistemistico al software e al hardware
  • Zucchetti: sviluppo e fornitura del software in base alle richieste della Federazione. Offre supporto come consulente alla Federazione

L’architettura del sistema
Lo schema che segue vuole rappresentare l’architettura del sistema che è stato progettato e realizzato.

Volendo confrontare la situazione precedente con quella successiva all’attivazione della nuova architettura IT possiamo utilizza la seguente tabella

Sono stati inoltre raggiunti i seguenti obiettivi:

  • attivazione del modulo di valutazione del personale
  • attivazione del modulo organizzazione per la gestione degli organigrammi aziendali
  • attivazione del modulo di analisi statistica dei dati
  • estrazione dei dati per l’alimentazione del controllo di gestione, Sipico e SID2000
  • interfacciamento con il sistema informativo bancario SIB2000 per l’esecuzione dei controlli su accessi e profili
  • attivazione del modulo Paghe web

attivazione del modulo per la raccolta dei curriculum on line con alimentazione automatica del programma di gestione delle risorse umane.